ISO9000文件编号规范之彩蝶QDM案例分析。

ISO9000文件编号规范之彩蝶QDM案例分析。

ISO9000文件编号规范之彩蝶QDM案例分析。

 

1、目的

确保公司重要文件具有唯一编号,便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转。

 

2、适用范围

适用于公司文件的编号管理和控制:

技术类文件:是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料;

其他文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;

编号文件包括纸介文件以及电子文件。

 

3、编号办法

3.1 公司名称及项目名称约定:

公司全称为:

本组织简称:

项目全称:彩蝶ISO质量管理系统 8.0版

项目简称:CD-QMS8

 

3.2 日期表示

格式:yyyy-mm-dd    yyyymmdd

yyyy:用四位数字表示公元年份,如2005表示公元2005年。

mm:用两位数字表示月份,不足两位时,第一位用零补齐,如03表示3月。

dd: 用两位数字表示日期,不足两位时,第一位用零补齐,如15表示第15号。

例如:

2003-10-27    20031027 表示(20031027日)

 

3.3 文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:

起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如, 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.

一旦文件版本得以确认后,版本编号应该始自 1.0。

版本编号不断变化为: 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1, 2.2 等。

 

3.4 技术文件命名

格式:CD-QMS-vnn-(AA-)BB-yy

CD-QMS:项目缩写。

nn:版本号,参见3.3节。

AA:子项目名称。

yy:文件版本号。

BB:工作过程名称:

相应工作过程名称的简称(例如 SPP,SRS)不是必需的,但如果要使用,应该遵守下面表格中的标准。

验收测试计划(Acceptance Test Plan)

ATP

验收测试报告(Acceptance Test Report)

ATR

检查单 (Check List)

CL

程序修改报告 (Code Difference Report)

CDR

软件构成设计文件 (Software Component Design Document)

CDD

具体设计文件 (Detail Design Document)

DDD

软件功能设计文件 (Software Function Design Document)

FDD

软件功能说明书 (Software Function Specification)

FS

手册 (Hand Book)

HB

系统集成测试计划 (System Integration Test Plan)

ITestPlan

系统集成测试报告 (System Integration Test Report)

ITestRep

组间协作文件 (Intergroup Coordination Document)

ICD

初步设计文件 (Preliminary Design Document)

PDD

软件配置管理文件 (Software Configuration Management Plan Document)

SCM

软件开发策划文件 (Software Development Plan Document)

SDP

软件项目策划文件 (Software Project Plan Document)

SPP

软件质量保证计划 (Software Quality Assurance Plan)

SQA

软件需求规格说明 (Software Requirements Specification)

SRS

工作说明 (Statement of Work)

SOW

子系统测试计划 (Sub-System Test Plan)

SSTP

子系统测试报告 (Sub-System Test Report)

SSTR

子系统测试脚本 (Sub-System Test Script)

SSTS

软件维护计划 (Sustaining Plan)

SP

系统操作描述 (System Operations Description)

SOD

系统测试计划 (System Test Plan)

STestPlan

系统测试报告 (System Test Report)

STestRep

培训计划 (Training Plan)

TP

 

例如:
CD-QMS-v1-需求规格说明书-0.1.doc
CD-QMS-v1-SRS-1.2.doc
CD-QMS-v1-信息控制子系统-验收测试计划-2.0.doc

 

3.5 其他文件的编号

 

3.5.1 公司规章制度和管理文件

公司规章制度和管理文件的编号格式为:CD-QMSBJ(-DN)-TT.AB-dd

DN:大写英文字母,部门代号,如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。

TT:大写英文字母,文件类型;

RR — 规章制度,指公司颁布执行的各种规章制度;

QS — 质量管理文件,公司运转过程中的各类文件和记录。

AB:文件名称

dd:文件版本号。

 

例如:

CD-QMS-RR-考勤管理规范-01.doc

CD-QMS-RR-绩效考核规范-1.2.doc

 

3.5.2 合同协议

合同协议的编号格式为:yyyy CD-QMS-T-nnn

yyyy:阿拉伯数字,签订合同的年份;

T:合同类型

S-销售合同

P-采购合同

C-合作协议

H-劳动合同

O-其它合同

nnn:合同流水号,流水号每年1月1日自动归0。

 

3.5.3 传真

发出的传真编号结构为:CD-QMS-AA -R/S–BB-yyyymmdd- nn

AA: 人员姓名

BB传真的主题(不超过15个汉字)。

nn:流水号。

yyyymmdd:表示日期。

R表示收到传真,S表示发出传真

传真属于临时文件,一般不做长期保存,如需要保存,则应对其复印,并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。

例如:

CD-QMS-张三-R-台湾需求的回复-20030314-01  (表示在2003314日收到从台湾发来的传真,主题为“台湾需求的回复”。

 

3.5.4 电子邮件的命名规则

电子邮件需要归档管理时,按传真的命名规则命名。

 

3.5.5 外来文件

外来文件结构为:CD-QMS – AAyy - nnnn

AA: 文件种类编号:

RM:需求相关

yy文件来源编号:01:台湾xx公司

nnnn:文件流水号。

例如:

CD-QMS-RM-台湾公司操作手册-01-0001.doc

 

3.5.6 对外发文

指公司发给公司外部的通知、公函等。

yyyy CD-QMS(外)文字第nnn

yyyy阿拉伯数字,发文的年份

nnn流水号,每年1月1日自动归0。

 

3.5.7 会议纪要

指公司内部会议的记录等:

CD-QMS-yyyymmdd-M-AB-dd

yyyymmdd:日期,详见4.2节日期表示。

AB:会议主题(不超过15个汉字)。

dd:阿拉伯数字,文件流水号。

例如:

CD-QMS-20030314-M-周例会-0001

 

3.5.8 其它文件

项目周报:CD-QMS-vnn-yyyymmdd-周报-AB

周工作计划:CD-QMS-vnn- yyyymmdd -周计划- AB

工作任务单: CD-QMS-vnn- yyyymmdd -任务单- AB

工作日报: CD-QMS-vnn- yyyymmdd -日报- AB

nn:版本号,参见3.3节。

yyyymmdd:日期,详见4.2节日期表示。

AB: 人员姓名

例如:

CD-QMS-v1-20030312-周报-张三

CD-QMS-v1-20030312-日报-李四

 

3.5.9 文件附件

所有文件,如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等,采用在原有文件编号后附加:- M nn(-NA)

M:附加内容类别;

T:表格

A:附件

S:补充文件
   nn:附加文件流水号

NA:文件名称;

 

4.编号管理

合同协议由公司办公室统一编制管理。

传真由公司办公室编制和管理。

对内、对外的发文统一由公司办公室编制和管理。