彩蝶QDM的实施与ISO9000标准文档管理。

彩蝶ISO质量文件管理系统的实施与ISO9000标准文档管理。

彩蝶QDM的实施与ISO9000标准文档管理

【摘要】 本文通过分析ISO9000质量认证体系为企业带来的文档管理需求,结合实际的成功案例,说明了利用群件平台上的办公自动化系统,实现高效、安全的受控文档管理的方法和实践。

【关键词】ISO9000 受控文档 办公自动化 文档管理 Domino Notes QDM

 

ISO9000带来的文档管理需求


世界经济一体化进程不断加快,中国加入世贸组织等世界性经贸组织日益临近,以ISO9000为代表的一系列质量保证体系在国内企业的实施越来越普遍。目前除了9000族标准以外,ISO14000、QS9000(汽车行业)以及GMP标准(医药行业)等质量保证体系的认证活动也在各行各业如火如荼地开展起来。

质量保证体系的实施,为企业带来质量管理水平的大幅提高和市场的认同,同时也带来了一系列的管理问题。其中最为普遍的一个问题是:如何把随着质量标准体系实施而出现的、各种数量繁多、审批流程复杂的文档管理好?

企业现行的做法,一般是设立专门的部门或工作组,负责管理和推进各种质量保证体系标准文档的实施。比如许多企业设立了文件控制部门,以及指定了专职的文件控制(简称【文控】)人员来负责文档的管理工作。即使如此,质量保证体系中的文档管理仍然是企业相当头疼的一件事,常见的问题有:

1. 质量保证体系产生的受控文档数量巨大,牵涉企业管理的方方面面。其起草、审批流转,以及管理工作相当繁琐。

2. 受控文档具有很高的严肃性,保密要求也比较高,要求的相关管理制度也比较严格和复杂,给企业增加了不少管理要求和压力;

3. 审批流转过程中数量巨大的文档打印、复印,产生了大量的纸张浪费;

4. 不同种类、数量巨大的文档体系,给文档管理部门的存储工作带来了困难;

5. 数量巨大的文档,为查找、调阅工作带来困难;

6. 有些文档,尤其是程序文件的版次更迭频繁。为了使文档使用者总是得到最新版本的文档,文控部门必须建立一套文档发放、回收制度,执行起来相当繁琐,即使如此,也还是难以保证不出现漏洞;
……………………

以上的这些问题和困难,引出了企业普遍存在的对ISO文档的管理需求,也为在企业中实施办公自动化系统提出了新的要求。

 

彩蝶QDM简述及案例技术分析

 

在一家全国知名的制药企业中,我们以彩蝶ISO质量文件管理系统-QDM为基础,结合客户实际情况,从管理和技术两个侧面圆满地解答了上述的ISO文件管理需求,顺利实现了完全符合评审要求的ISO9000受控文档管理系统。

下面,我们对实施过程中遇到的问题以及解决方法做较为详细的分析,供企业相关的技术、管理人员参考。


1. 首先是将受控文档的起草、审批、流转、存档、调阅电子化,从而大大提高这些环节的工作效率;文档和表格的管理可以完成全部闭环过程,实现文档生命周期的全部电子化。

 

2. 受控文档的审批流程要求能够在计算机上顺利实现,并可按照实际工作流程的改变而顺利更改;

可以自定义流程,自定义内容包括:流程名称 ;步骤个数 ;步骤名称;每个步骤的用户角色等。这种用户自定义流程的文档管理方法,大大改观了以前办公自动化产品普遍存在的适用性有限,对用户的实际流程丰富性估计不足的弊端,在用户的实际应用中获得了非常好的效果。

同时,文档流程控制具有较高的安全性和规范性,保证了文档流转过程的标准化,非常适合ISO9000标准的贯标需要。

由于流程自定义功能具有极大的灵活性,许多本来看似复杂的文档流转流程,经过恰当地系统设置,可以得到非常有效的简化。我们在实施该项目初期,用户自定义了十多个流程来完成ISO9000文档的流程管理,经过2个多月的使用、提炼,最后留下了一个流程来完成所有ISO9000文档的流转、审核。

 

3. 要求文档的调阅按照权限进行,对于有阅读权限的用户,可以随时阅读与自己有关的受控文档的列表,并进行查看;

受控文档的数量巨大,每一文档都拥有其特定的发放范围。对于每一个操作人员来说,必须熟悉与自己相关的(也就是在发放范围之内)所有受控文档。那么在手工作业的时候,每个操作人员都不得不随时保留、维护一个受控文件集,这个文件集数量巨大,其查阅、更新工作必须手工进行,效率很低。

实施了QDM之后,我们为每一个用户提供一个由办公自动化系统自动维护的受控文档列表,这个列表列出了该用户应该了解的所有受控文档的编号和标题,并可以进行全文搜索和模糊查询,从而大大提高相应的工作效率。同时,对于那些该用户不需要或不能了解的文档,则不会出现在该用户的登录界面中,从而保障了受控文档的绝对安全,完全符合ISO的贯标精神。

 

用户反馈和实施效果


在利用办公自动化系统实现ISO标准文档管理的工作顺利完成后,从用户那里获得了热烈的反应,系统实施的效果是非常令人满意的:

 

1. 首先是工作效率的大幅提高:

原先手工管理条件下的ISO文档管理,从起草一份文档到最后定稿、发放,整个过程平均大约需要10个工作日,两周左右的时间。这其中最为耗时的工作其实并非实际对文档内容的审核或批阅,而是大量的复印、分发、收集工作。

受控文档的管理基本准则是不得复印(除了文控部门制定人员)和不得留存底稿,每一份分发下去的文档都要由专人复印后加盖【受控文档】专用红章。并由专人送发到人。如此严格的要求,手工管理实现起来非常麻烦。而利用QDM来完成相关工作后,文控人员再也不需要整天奔忙于复印室和各个科室之间分发文件,只需要端坐在计算机面前进行文档的处理工作。与文档流转过程有关的人员同样也不再需要等待文控人员的复印和分发,直接在电脑中就可以处理一切相关工作了。

在该用户的实施实例中,系统实施后的专职文控人员从3个减少到了1个,而从起草一份文档到最后定稿、发放,整个过程平均需要时间从10个工作日减少到了3到4个工作日。

 

2. 查询文件方便而不会出错:

手工管理ISO标准文档,势必每一个用户的办公处都要存放大量的文档原本,这给查找文档和更新文档带来了极大的麻烦,并且容易出错。ISO质量管理有许多处罚措施都是针对文档管理而规定的。

实现了QDM系统后,每一个用户打开电脑后,都可以在系统中直接看到自己需要了解的所有受控文档的列表,并可以随时针对这些文档进行方便的模糊查询和各种条件查询,不但效率大大提高,出错的机会也降到了最低,从而大大减少了因为文档管理出错而影响ISO贯标的情况出现。

 

3. 提高管理水平,提升管理层次:

利用QDM系统进行ISO标准文档的管理,可以使ISO文档管理被纳入到一个有序、规范的轨道上来。用户在实际管理中,切实感觉到:以前想做的一些事情做不到,现在可以做到了,以前想避免而未能避免的一些管理弊端,现在也轻松地避免了。

比如:

手工管理ISO标准文档时,要对企业中每一个员工手中持有的标准文档进行【持有统计】,并进行有效性检查,这个工作不但费时、费力,而且如同仓库盘点一样很难做到100%准确。而利用QDM系统来管理标准文档,则随时都可以让系统生成文档发放总表并打印出来,几乎不需要花费时间和精力,这个反差是非常大的。

 

总结


利用彩蝶QDM系统来实现ISO9000质量保证体系标准文档的管理,是办公自动化系统应用的高级阶段,也是一项非常有意义的企业信息化建设工作。其实施难度较大,需要注意的问题也很多,本文所述难免挂一漏万。最后提出两点供参考:

 

1. 企业领导的重视是首要条件

 

首先,ISO贯标工作本身就是一项“一把手工程”,因为这项工作牵涉到企业的方方面面,没有领导的绝对支持和大力推进,实现起来非常困难。而利用QDM系统来实现ISO标准文档的管理,则更是一件需要花大力气的事情,要改变和更新许多观念上的东西,比如:从手工签批到计算机签批,这个方式上的改变就给用户带来了很大的不习惯等等。

利用办公自动化系统来实现ISO标准文档的管理是集合了企业信息化建设、管理观念变革的综合、复杂工程,无疑也是一个“一把手工程”。

 

2. 软件选型很重要


QDM系统软件,目前市场上并不少见。但并非所有的办公自动化软件都适合用来进行ISO标准文档管理。我们认为,一套QDM软件要实现与ISO标准文档管理相关的工作,必须具备以下几个条件:

-必须基于适合群组工作的软件平台开发,以适应文档管理的多用户协同机制;

-文档流程管理灵活、方面而又具有规范和严格的管理机制;

-文档的安全性要有切实的保证;

-文档查询要方便而安全;

有成功的应用案例是选型的重要依据