制造或设计单位技术、图文件的管理现状,现实的困境和挑战

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技术、图文档管理中,是否存在以下困扰?

技术文档管理中,是否存在以下困扰?

技术文档没有由技术部主管以上人员签认就发放,无法确保发放前的准确性;

绘制、修改、分发、保存、图号的施行、难以达到受控的要求;

难以确保公司绘制、修改或其它来源的图纸,要经认可再转换为本公司的图纸;

技术部负责控制并制定图纸状态控制清单,人力、物力、财力开销巨大;

技术部各自的文档保存在自己的电脑中,难以控制版本和确保最新版的执行;

人员要变更、资料要交接、越交接时间越长、越交接资料越少;

系统的病毒的侵扰;

图档变更没有记录;

技术资料的外泄,安全没保障;

安全没有保障,一般情况下,能够登录服务器的用户都可以对服务器上的文件进行复制或拷贝,这样很容易造成企业信息的流失,给企业造成严重的损失。

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林林总总这些问题的存在,都会给企业带来成本的上升、效率的下降、风险的提高。

图文档管理管理中,是否存在以下困扰?

手工式传统管理以致无法形成资源共享;

多套制重复管理(两至三套)以致图物不一致;

工程建设过程中图纸管理无法到位以致图纸归档不准确、不完整;

蓝图和底图都保管,以致人力、物力、财力浪费;

所有工程图纸从设计院发放到现场开始,进过施工、竣工等阶段,难以确保一体化管理;

“难、乱、烦”现象

“难”就是图纸收集困难,由于设计人员很忙,图纸收集往往是非常困难的。如一个项目完成以后,和项目相关的图纸很难收集齐全:

1、或是版本混乱,

2、往往能够找到实物图纸,但是找不到与其对应的电子图纸。

3、或是能够找到电子图纸,但是很难找到与其相对应的实物图纸。

 

“乱”就是图纸存放混乱,一般图纸都是以文件的形式进行管理的,这种方式很容易造成存放混乱,而且由于没有相应的安全机制,也很容易造成误删,给设计企业造成无法弥补的损失。

 

“烦”指的是检索麻烦,在系统中,基本是以文件的形式进行管理,用户只能够看到文件的文件名,而不能看到文件的具体内容,也就是通常所说的内容不透明;而且很多设计企业内部没有一个规范的命名标准,这样文件名称根本不能反映出图纸的具体内容。所以,在对图纸检索或是查找的时候,要花很多时间查找到符合用户需求的文件。

 

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以上这些问题的存在,足以影响到一个企业员工对技术文件或图纸的利用,有些用错或不及时直接造成企业经济损失。