制造业ISO文件管理,现实的困境和挑战

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ISO质量管理中,是否存在以下困扰?

ISO质量管理中,是否存在以下困扰?

1.我公司自从做了ISO9001质量体系后,文件越来越多而且越来越难管理,为赢得市场我公司还打算要做更多的体系,如ISO14001\OHSAS18001,需要有更多的体系保证人员的参与;

3.文件的手工作业,找人审批、签收、培训等,都要耗费很多时间,如果遇到领导出差外出则时间更长;

流程不能确保正确地执行,有时候因人而异,很难做到标准化,人多了有时还出现推诿;

5.文件的管理现在有进步,最终的结果基本都是电子档放在共享文件夹里;但新的问题来了,技术文件不能安全受控,可以任意地下载和打印,技术等机密文件得不到控管,资料非常容易外泄;

2.竞争加剧导致市场变化莫测,SOP文件也必须跟着变化,有时根本来不及审批\签收\培训等,就发布或相同的文件不同的版本在执行,越来越混乱,经常出错;

4.要查询一份文件必须从头一份一份查起,浪费许多时间。而且也无法掌握公司内部哪些文件在哪些人手上,造成重复复印的浪费;

大量地打印文件,用纸量惊人,即费钱又不环保,据计算800份文件的维护20个部门1年的用纸量需要砍掉500颗成年树;

6. 刚开始做质量体系认证,大家热情高涨,时间一长,质量管理就变成了个别部门或人的事情;难以落实并保持体系执行的有效性和符合性;以顾客为关注焦点就更无从谈起;

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制造业传统的文控方式面临的挑战

制造业传统的文控方式面临的挑战

品质管理已成为企业竞争力的最重要课题,而ISO体系的建立几乎为所有重视品质的企业所认知。建立一套ISO文件管理系统,落实文件审查、核准作业,严格管制文件发行与变更流程,是公司品质控制系统的基础。以往成都蓉生都是利用纸张的作业方式来存放、管理、审批、发布公司重要的程序文件及作业指导书等,这种作业方式必然存在许多的缺点:


1)、人工作业,流程复杂,导致效率下降 对于某SOP文件从起草到审核、会签、审批、培训、发放、签收、改版、回收等,经过漫长的人工传递,任何一个环节不能出错,否则文件的变更就停滞不前;对于牵涉部门众多、环节复杂的流程,如果再加上人员临时出差、交接不清等因素,效率会显著下降,导致最终环节无法执行或仍执行以前的旧版本文档或记录;


2)、难以标准化、流程化 ,未经审批,即用于生产,导致不良隐患 文件的管控虽然按照标准制定了相应的流程,正是因为环境的复杂,人员的交替,导致实际的文件并没有按照标准流程运作审批、培训、签收、发放等;文件签收也可能会出现扯皮推诿等职责不清的情况;


3)、版本控制不好,文件未及时更新而误用,产生错误 每次发行新修订文件版本之前,无法确实把握是否将旧版本全部回收,造成企业内有些人依照新版文件执行,有些人却依然只看到旧版文件,造成作业程序的不协调;


4)、无法有效管制 ISO文件的进出 对于发放的文件,无法掌握此文件是否经由有权限的人,转给没有权限的人阅读,文管中心也无法确定公司到底有多少复印本在全公司内流通;


5)、文件查阅困难,费时耗力 纸上作业,如果对新手而言,要查询一份文件必须从头一份份查起,浪费许多时间。而且也无法掌握部门内,哪些文件在哪些人手上,造成重复复印的浪费;


6)、文档容易拷贝,安全存在问题 一般都是电子文档+纸上版本管控文件,大家都可以复印,无法有效管制机密文件流到竞争对手的手上,对公司造成重大的损失;还有人为删除文件的可能;


7)、各版本历史文件保留不易 各文件各版本文件,由于数量日益增多,如何有效管理及储存也是一个重要的课题;


8)、定期整理各版信息非常困难 每隔一段时间,各文件各版之间的差异及变更理由的整理,如何有效告知各部门;及个人或部门已针对哪些文件做制定或修订的统计整理也相当浪费人力资源;


9)、申请人无法通盘了解各类文件之审核程序 各类型文件有各类型不同的审批的流程及权限,申请人、管理者、文件中心等无法及时了解审批状况,并且造成审批时间的大量浪费,也无法追踪文件的审批进度;